株式会社リレーションベース（以下「当社」といいます）は、当社が提供するサービス「リレーションログ」（https://app.relationlog.com。以下「本サービス」といいます）における個人情報の取扱いについて、以下のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます）を定めます。
第1条（当社の情報）
- 事業者名：株式会社リレーションベース
- 所在地：〒101-0041 東京都千代田区神田須田町1丁目7番8号 VORT秋葉原Ⅳ 2F
- 代表者：代表取締役 設楽 義朗
- 個人情報保護に関する問い合わせ窓口：[email protected]
第2条（当社が取り扱う個人情報と立場の区別）
本サービスにおいて、当社は次の2つの立場で個人情報を取り扱います。
- 当社が個人情報取扱事業者として自ら取得・利用する個人情報（本ポリシーが主に対象とするもの）
- 本サービスの利用登録者（管理者・メンバー）の氏名・メールアドレス・所属・ログイン情報等のアカウント情報
- お問い合わせ・サポート対応の過程で取得する情報
- アクセスログ、利用状況等の技術情報
- お客様（導入企業）が本サービスに入力し、当社が「委託先」として預かって処理する個人情報（以下「お客様データ」）
- お客様のパートナー企業・エンド顧客の担当者の氏名、連絡先（メールアドレス・電話番号を含む）、役職、商談・接点の記録等
- メール取り込み機能により、お客様が発行した専用アドレス宛に受信したメール（送信者の氏名・メールアドレス・本文等、第三者の個人情報を含み得ます）
- 名刺の画像およびそこから読み取った情報、録音から文字に起こした内容
- この個人情報について、個人情報取扱事業者はお客様（導入企業）であり、当社はその取扱いの委託を受けた「委託先」の立場です。当社はお客様の指示の範囲内でこれを処理します。詳細は本サービスの利用規約および「個人データの取扱いに関する覚書」に定めます。
第3条（利用目的）
当社は、前条の個人情報を以下の目的で利用します。
- 本サービスの提供・運営・保守
- 本サービスの機能提供（お客様データについては、AI によるメモ整形・提案等の利用者の操作に基づく処理のほか、保存済みの記録から AI が要約（あらすじ）を定期的に自動生成する処理を含みます）
- 利用登録者への連絡、問い合わせ・サポート対応
- 不正利用の防止、セキュリティの確保
- 本サービスの改善、新機能の開発（個人を特定しない統計的な利用状況分析を含みます）
- 料金の請求・決済に関する処理
- 法令に基づく対応
第4条（第三者提供）
当社は、次のいずれかに該当する場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで個人情報を第三者に提供しません。
- 法令に基づく場合
- 人の生命・身体・財産の保護に必要で、本人の同意取得が困難な場合
- 次条に定める業務委託に伴い提供する場合
第5条（業務の委託・再委託）
当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取扱いの全部または一部を外部事業者に委託することがあります。この場合、当社は委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。主な委託先（再委託先）は次のとおりです。
- クラウドインフラ・データベース・ファイル保存：Supabase（データ保存リージョンは東京）
- ホスティング・配信：Vercel
- AI によるテキスト・画像の処理：Anthropic（Claude API。メモ整形・提案・自動要約・名刺の読み取り等の機能提供のため）
- 音声の文字起こし：Deepgram（録音機能で、音声を文字に変換するため。音声は変換後すみやかに削除します）
- メールの受信・中継：Cloudflare（メール取り込み機能で、専用アドレス宛のメールを受信して本サービスへ中継するため）
- 通知メールの送信：Resend（アカウント確認・招待・パスワード再設定・朝のダイジェスト等の通知メールの送信のため）
- エラー監視：Sentry（サーバーで起きたエラーの内容。利用者の身元・入力内容は送信しません）
• 認証（任意）：Google（Google アカウントでのログインを利用する場合）
第6条（外国にある第三者への提供・越境移転）
本サービスの機能提供にあたり、個人情報を含み得るデータが外国にある事業者によって処理され、または外国からアクセスされることがあります。現時点で当社が把握している主なデータの流れは次のとおりです。
- AI 処理：入力テキストや名刺画像（個人情報を含み得ます）を米国の Anthropic（Claude API）に送信して処理します。利用者の操作に基づく処理のほか、保存済みの商談・接点の記録から「あらすじ」を定期的に自動生成する処理を含みます。
- 音声の文字起こし：録音機能では、音声を米国の Deepgram に送信して文字に変換します。当社は全ての送信に「学習に使用しない」指定を付しており、同社は処理に必要な間のみ音声を保持する取扱いを前提としています。
- メールの受信・中継：専用アドレス宛のメールは、米国の Cloudflare のメール転送基盤を経由して本サービスに届きます。メール本文の保存先は Supabase の東京リージョンです。
- 通知メール：Resend を利用し、利用登録者のメールアドレスおよび通知本文（朝のダイジェストでは会社名・タスク名を含み得ます）を取り扱います。事実表上の所在は米国です。
- ホスティング・配信：Vercel を利用しており、画面の処理・配信が国外を経由し得ます。
- データベース・認証・ファイル保存：Supabase の保存リージョンは東京（日本国内）です。契約主体は Supabase Pte. Ltd.（シンガポール法人）であり、運用・サポートのため国外からアクセスされる可能性があります。
- Google アカウントでのログイン（任意）：利用者が選択した場合、ログイン情報が Google により取り扱われます。
- 移転先・関係国：米国の事業者による処理があるほか、Supabase の契約主体はシンガポール法人です。Supabase 上の保存データは日本国内（東京リージョン）に保存します。
- 当該国の個人情報保護制度：日本の個人情報保護委員会が公表する外国制度の情報等をご参照ください（当社は求めに応じて把握している情報を提供します）。
- 移転先が講じる措置：Anthropic の API では、入力データは AI モデルの学習に利用されず、不正利用監視の目的で限定的な期間保持された後に削除される取扱いとされています。Deepgram は、当社が付した指定により、音声を学習に利用せず、処理に必要な間のみ保持します。当社は各社の公表する取扱いを前提としています。
- Supabase・Vercel・Resend・Google 等についても、上記のとおり国外での処理・配信・アクセスが生じ得ることを外的環境の把握の一環として認識しています。
お客様データについての AI 処理・越境移転に関する本人（お客様のパートナー等）の同意取得は、原則としてお客様（導入企業）の責任で行っていただきます（利用規約に定めます）。
第7条（安全管理措置）
当社は、取り扱う個人情報の漏えい・滅失・毀損の防止その他の安全管理のため、次の措置を講じます。
- 技術的措置：テナントごとのデータ分離（データベースの行レベルセキュリティによるアクセス制御）、通信の暗号化（TLS）、保存データの暗号化（データベース基盤の機能による）、認証（メール確認・パスワードポリシー）、アクセス権限の最小化。
- 組織的措置：アクセス権限の管理、ログの記録・監視、漏えい等の発生時対応体制の整備。当社の運営担当者が業務上参照できるのは契約状態・利用規模等の集計情報に限られ、お客様データの内容（取引先の会社名・担当者の氏名・連絡先・商談記録等）を閲覧する画面を持たない構造とし、運営担当者による契約状態の変更操作はすべて操作記録（誰が・いつ・何を行ったか）として保存します。
- 物理的・外的環境：クラウド事業者の物理セキュリティに依拠し、再委託先の選定・監督を行う。
第8条（保有個人データの開示・訂正・利用停止等）
本人は、当社が保有する自己の個人データについて、開示・訂正・追加・削除・利用停止・第三者提供の停止等を請求できます。請求は第1条の窓口までご連絡ください。本人確認を行ったうえで、法令に従い対応します。
（お客様データ（第2条2）に関する権利行使については、原則として個人情報取扱事業者であるお客様（導入企業）にお問い合わせいただく形になります。）
第9条（漏えい等が発生した場合）
当社は、個人データの漏えい・滅失・毀損等が発生し、または発生したおそれがある場合、法令に従い、個人情報保護委員会への報告および本人への通知等の対応を行います。お客様データについては、委託先として、速やかにお客様（導入企業）へ通知します。
第10条（お問い合わせ窓口）
本ポリシーに関するお問い合わせ・個人情報に関する請求は、次の窓口までご連絡ください。
- メール：[email protected]
- 電話：050-1792-8180
第11条（本ポリシーの改定）
当社は、法令の変更やサービス内容の変更等に応じて、本ポリシーを改定することがあります。重要な変更を行う場合は、本サービス上での掲示等、適切な方法で周知します。
第12条（アクセス解析ツールについて）
当社の製品サイト（relationlog.com。製品紹介ページとブログ）では、利用状況の把握のため Google アナリティクス（Google LLC）を利用しています。これにより、閲覧ページ・ブラウザや端末の情報・おおよその地域・Cookie による識別子等が同社に送信されます。本サービス（app.relationlog.com）および会社サイト（relationbase.jp）では利用していません。