「電話したけど不在」を、どこに書いていますか

元請に電話をかける。担当者は現場に出ていて不在。「またかけます」と切る。

——この瞬間、営業活動がひとつ行われたのに、どこにも何も残っていません。

付箋に書く人もいます。頭で覚えておく人もいます。どちらも夕方までは機能します。しかし翌週、その相手にかけ直したかどうかを確かめる方法は、もうありません。かけ直しを忘れても誰にも気づかれず、「あの件、結局つながらずじまいだったな」と思い出すのは数か月後です。

不在は「何も起きなかった」ではない

多くの営業記録の習慣では、記録するのは「話せたとき」です。不在は空振りで、空振りは記録しない。この感覚が、かけ直し管理を壊しています。

不在は情報です。「かけたが、つながらなかった」という事実が残っていないと、次の3つが分からなくなります。

まず、自分が何回かけたか。 2回目の不在と5回目の不在では、意味がまったく違います。5回つながらないのは偶然ではありません。避けられているか、電話という手段がその相手に合っていないかのどちらかです。回数が残っていなければ、この判断ができません。

次に、「連絡していない」と「つながらない」の区別。 一覧の上ではどちらも「最終連絡日が古い」ように見えます。でも打ち手は逆です。前者はかければいい。後者はかけ方を変えるか、人を変えるか、手紙にするかを考える場面です。同じ顔をしている2つを、同じ扱いにしてはいけません。

最後に、チームでの見え方。 「あの会社、最近どうなってる？」に対して、「3回かけたが不在続き」と「誰も何もしていない」は全然違う答えです。それなのに記録がなければ、どちらも同じ「動きなし」に見えます。かけ続けている担当者だけが損をします。

「不在も接点」にすると、日付が嘘をつき始める

ここで気をつけることがあります。不在を記録するのはいいのですが、それを「連絡した」の中に混ぜてはいけません。

混ぜるとどうなるか。不在を5回記録した会社が、一覧の上では「最近ずっと連絡を取っている会社」に見えます。最終接点の日付が新しくなるからです。実際には1回も話せていないのに。

これは記録の問題ではなく、一覧の日付が意味を失うという問題です。「最後に接点を持ってから何日」という数字は、営業の現場でいちばん頻繁に見る数字です。そこに「かけたけど出なかった」が混ざると、その数字を見て判断すること自体ができなくなります。

だから線はここに引きます。

• 最終接点の日付は、実際に話せた接点だけで数える
• 不在は、不在として別に数える

不在を5回記録しても、その会社の「最後に話せた日」は動きません。動かないことが正しい。

かけ直しの管理を、記憶から仕組みに移す

Excel に「不在」の列を作っても、「最終連絡日」の列と同じ理由で続きません。電話を切った直後に表を開く動機が、その人には無いからです。

残すなら条件は2つ。記録が1タップで終わること。そして、残した記録が勝手に働いてくれること。

私たちが作っているリレーションログでは、接点の種別に「不在・つながらず」があります。選んで残すだけです。そこから先は道具の側が動きます。

かけた直後は、静かに待ちます。 不在を記録すると、その会社への「そろそろ連絡を」という知らせは7日間止まります。折り返しを待っている相手に毎日「連絡しろ」と急かされるのは、うるさいだけだからです。画面には「追跡中（不在1回）」と控えめに出て、待ち状態であることだけが分かります。

待ち時間が過ぎたら、そっと出てきます。 7日経っても何もなければ、「そろそろ再アプローチ」の側に変わります。忘れる前に、向こうから出てくる。

続いたら、判断どきだと知らせます。 不在が3回続くと、その会社は「要判断（不在3回）」として名指しで挙がります。ここで出るのは「もう1回かけろ」ではありません。担当を替えるか・いったん休眠にするか・様子見にするかの3択です。5回目の不在に気合いで挑む前に、やり方を変える判断を促します。

そして、つながればリセットされます。 実際に話せた接点が1つ入れば、不在の連続は数え直しになります。「前に3回つながらなかった会社」という札を、いつまでも貼っておかない。

回数と日数は、会社ごとに変えられます（設定 → アラート）。回数は1〜10回、待つ日数は1〜90日の範囲です。業種によって「不在が普通」の度合いは違うので、既定の3回・7日が合わない商売もあります。月に1度しか会わない相手なら、7日で急かすのは早すぎます。

「電話のかけ方」の問題ではない

不在管理の話をすると、トークやかける時間帯の工夫の話になりがちです。それも大事ですが、順序が違います。

何回かけて、いつから不在が続いているのかが見えていない状態では、工夫の効果も測れません。 「朝イチにかけるようにした」の効果を確かめるには、変える前と後の不在の回数が要ります。記録が先、工夫が後です。

そしてもう1つ。回数が見えるようになると、「電話をやめる」という選択肢が初めて現実になります。3回つながらない相手に4回目をかけるより、手紙を1通出すか、問い合わせフォームから送るほうが届くことがある。手段を変える判断は、回数が数えられて初めてできます。

電気・設備工事の商売相手は、日中は現場にいる人たちです。不在は例外ではなく日常で、だからこそ「不在をどう扱うか」が、営業の記録の設計に最初から入っている必要があります。

道具を入れなくても、今日からできること

記録の置き場を変えるのは大ごとです。まず1つだけ試すなら、これです。

電話が不在だったときに、「かけた日」と「何回目か」を1か所に書く。 相手ごとに1行でいい。話せたら、その行を消す。

これだけで、上に書いた3つのうち2つ（何回かけたか／連絡していないのかつながらないのか）は手に入ります。残りの1つ（チームでの見え方）は、置き場が個人の手帳では手に入りません。そこから先が、道具の出番です。

効果は、この問いで測ってください

「いま、かけ直し待ちになっている相手を、全員挙げられますか。」

付箋と記憶で答えられるなら、まだ仕組みは要らないかもしれません。

挙げられないなら、それは熱意の問題ではなく、不在が記録されていないという仕組みの問題です。

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リレーションログでは、不在も接点のひとつとして1タップで残せます。最終接点の日付は実際に話せた接点だけで数えるので、不在を記録しても一覧の日付が嘘をつきません。「追跡中」「そろそろ再アプローチ」「要判断」の3つの状態は、接点の履歴から毎回その場で計算しています（どこかに「スヌーズ中」という状態を書き込んでいるわけではないので、接点を取り消せば状態も戻ります）。

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